PIZZ.IT - Domande e Risposte su Gestione Elettronica dei Documenti

Domande e Risposte su G.E.D.

Riepilogo dei vantaggi più comuni nell'utilizzo G.E.D.

Si possono eliminare gli originali cartacei dei documenti archiviati?

Riepilogo dei vantaggi più comuni nell'utilizzo G.E.D.

Razionalizzazione dell'organizzazione: il passaggio da gestione dei flussi cartacei a gestione dei flussi di informazioni permette di migliorare l'organizzazione interna.

Non "gira" più carta, ma solo "documenti elettronici"

• Versatilità nelle ricerche: uno dei maggiori limiti dell'archiviazione cartacea è che consente una limitata flessibilità nei criteri di ricerca. L'archiviazione elettronica supera ampiamente questo limite, rendendolo, addirittura, uno dei propri punti di forza (è possibile effettuare ricerche multiple anche molto complesse in modo rapido ed intuitivo).

• Maggiore disponibilità di spazio: la possibilità di conservare gli originali cartacei anche in luoghi differenti rispetto agli uffici, permette di recuperare le aree normalmente adibite ad archivio razionalizzando ed ottimizzando lo sfruttamento degli spazi.

• Aumento della produttività dei dipendenti: il fatto che non ci siano tempi morti per la ricerca, la fotocopiatura e la distribuzione dei documenti produce il doppio vantaggio di ridurre i costi delle suddette attività e di permettere al personale di utilizzare il tempo risparmiato per svolgere altre mansioni.

• Aumento della gratificazione del personale: è stato ampiamente dimostrato che i lavori di reperimento e gestione dei documenti cartacei sono visti dai dipendenti come una componente non qualificante del lavoro d'ufficio. L'utilizzo di un applicazione G.E.D. diventa pertanto elemento di riqualificazione del personale d'ufficio.

• Possibilità di risparmiare sui costi vivi: la circolazione del documento in forma elettronica ed il supporto nativo del fax permettono di abbattere alcune voci di costo tra cui: accessori (cartucce di toner della fotocopiatrice), cancelleria (carta, raccoglitori, cartellette, etc.), consumi (elettricità per l'illuminazione degli archivi e consumo della fotocopiatrice).

• Miglioramento della qualità delle informazioni ottenute: le ricerche effettuate in forma elettronica non solo implicano tempi trascurabili per l'ottenimento dei risultati, ma garantiscono l'assoluta corrispondenza di quanto ottenuto a ciò che è stato richiesto.

• Possibilità di gestione dinamica degli archivi elettronici: è possibile mantenere in linea un numero virtualmente infinito di documenti,, è possibile altresì effettuare migrazioni da un supporto ad un altro, è possibile inoltre permettere a più persone di consultare il medesimo documento contemporaneamente!

• Possibilità di organizzare l'archiviazione secondo criteri univoci: l'utilizzo di strumenti comuni garantisce l'indipendenza dell'organizzazione degli stessi dai criteri dei singoli utenti.

• Possibilità di esportare i documenti: in molti casi la distribuzione all'esterno (forza di vendita o Clienti) dei documenti è uno strumento molto utile per l'attività aziendale; tale esportazione può essere effettuata con moduli opzionali in diversi modi in funzione delle varie necessità.