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Esigenza:
reperire velocemente documenti tecnici per poter rispondere
velocemente alle richieste dei clienti e dei collaboratori interni ed
esterni dell'ufficio. Soluzione: digitalizzare e mettere in linea sulla rete locale con apposito software G.E.D. documenti come: Polizze assicurative dei fabbricati, Mappe condominiali, Verbali di assemblea e regolamenti di condominio. Una volta trovati tali documenti potranno essere inviati per e-mail e fax oppure stampati. Il numero di documenti messi in linea sarà di: 2800 facciate su cento condomini gestiti. Benefici: Oltre alla rapidità con cui si potranno recuperare informazioni sui documenti, si potrà risparmiare molto sui consumi di toner (o inchiostro), carta e manutenzione delle stampanti che ora si useranno molto meno. Tale soluzione software si affianca al tradizionale software gestionale già presente in azienda. |
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Esigenza:
reperire velocemente documenti contrattuali per poter rispondere
velocemente alle richieste dei clienti e permettere all' ufficio
amministrazione di accedere rapidamente ai dettagli presenti nelle
pratiche. Soluzione: digitalizzare e mettere in linea sulla rete locale con apposito software G.E.D. tutta la corrispondenza relativa alla prossima stagione turistica. Una volta trovati tali documenti potranno essere inviati per e-mail e fax oppure stampati. Il numero di documenti messi in linea sarà di circa 2000 facciate su circa cinquecento appartamenti offerti in affitto. Benefici: Oltre alla rapidità con cui si potranno recuperare elementi anche piccoli presenti sulle sui documenti, si potrà risparmiare molto sui consumi di toner (o inchiostro), carta e manutenzione delle stampanti che ora si useranno molto meno. Tale soluzione software si affianca al tradizionale software gestionale già presente in azienda. |
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Esigenza:
reperire velocemente notizie tra le numerose offerte di viaggio
pervenute dai tour operators via fax o e-mail per poter rispondere
alle richieste dei clienti. Soluzione: 1) attivare sistema ricezione dei fax digitali 2) mettere il tutto in linea sulla rete locale con apposito software G.E.D. . Una volta trovati tali documenti potranno essere letti e se necessario inviati per e-mail e fax oppure stampati. Il numero di documenti messi in linea in un anno sarà di oltre 30.000 facciate, ricevute da circa cinquanta Tour Operators. Benefici: Oltre alla rapidità con cui si potranno recuperare informazioni sulle offerte, si potrà risparmiare molto sui consumi di toner, carta e manutenzione della macchina fax che ora servirà solo per spedire messaggi. Tale soluzione software si affianca ai tradizionali software di tele-prenotazione CRS già presenti in azienda. |
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Esigenza:
eliminare
gradualmente i documenti cartacei per la gestione interna ordinaria e
velocizzare i procedimenti decisionali. Il sistema adottato dovrà
agevolare l'introduzione nell'organizzazione di una futura applicazione per la gestione informatizzata
del protocollo. La soluzione, inoltre, dovrà essere indipendente dai sistemi operativi adottati sui singoli computer e
possibilmente avere un'interfaccia semplice. Soluzione: 1) attivare sistema ricezione dei fax digitale (i fax arriveranno come allegato di posta elettronica) 2) organizzare la segreteria per l'acquisizione di documenti da scanner e il salvataggio dei messaggi di posta elettronica 3) mettere il tutto in linea sulla rete locale con apposito server e software G.E.D. 4) addestrare il personale. I documenti così introdotti saranno approvati dal direttore con un commento. A quel punto la segreteria instraderà tali documenti agli uffici competenti. A loro volta essi prenderanno le decisioni del merito generando nuovi documenti da videoscrittura che saranno immessi nel sistema e poi approvati allo stesso modo per l'invio. In qualsiasi momento sarà possibile sapere dove sono le pratiche e in quale stato siano. La segreteria tiene una copia di tutti i documenti passati in ingresso e in uscita. I privilegi di accesso ai documenti sono stati erogati coerentemente con il ruolo degli operatori coinvolti. Non tutti potranno leggere o scrivere determinati documenti in certe posizioni. Naturalmente la direzione potrà effettuare ricerche e correlazioni di ogni tipo. Benefici: Rapidità con cui si potranno recuperare informazioni sulle pratiche a qualsiasi ora (anche senza personale); si potrà risparmiare molto sui consumi di toner o inchiostro, carta e manutenzione delle stampanti. Una volta trovati tali documenti
potranno essere letti e se necessario inviati per e-mail, fax oppure
stampati. I computer utente funzionano con sistemi Windows e Linux e operano attraverso un programma per la navigazione ad Internet (I.Explorer e Mozilla). |
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Esigenza:
reperire velocemente
informazioni
dettagliate su parti di ricambio presenti nei voluminosi cataloghi
(cartacei) e prontuari tecnici
forniti dai
costruttori; confrontare rapidamente i dati delle parti di ricambio
con quelli presenti su banche dati in linea per potere effettuare
ordini multipli e aggiornare successivamente una propria base dati di
consistenza magazzino. Soluzione: digitalizzare e mettere in linea sulla rete locale con apposito software G.E.D. i cataloghi e i prontuari tecnici. Attraverso apposita funzione, annotare sugli stessi documenti digitali informazioni particolari utili ricavati dalla consultazione con le banche dati in linea aziendali. I documenti ottenuti sono in formato PDF e assieme con le annotazioni potranno essere inviati attraverso e-mail e fax, oppure stampati.
Tutta la documentazione cosi' organizzata diviene anche facilmente esportabile su CDROM per una consultazione fuori ufficio. |
E tu: in che settore operi? potremmo semplificare anche il tuo lavoro, qualunque esso sia! |
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aggiornamento 10 gennaio 2004